工作流程的调整可以提高你25%的生产力

你可以通过在更少的时间内做更多的事情来提高你的工作效率。

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CCE Technologies Inc.首席执行官/首席技术官
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如何提高生产力

在更短的时间内能够做更多的事情,您可以提高生产力。为此,您必须学习新技能或投资工具和技术。让我们以投递邮件为例。你可以在社区里挨家挨户地送邮件。如果你开着邮车经过同一个社区,你可以更快地把邮件送到更多的家庭。你得学会开车,还得给你提供一辆卡车来提高你的工作效率。

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通信在提高生产力时的作用

有效的沟通被确定为增加办公室工作人员生产力的关键因素。最近的一项研究表明有效当员工觉得与其工作联系并与他们的同事联系时,导致生产率的提高多达25%。您可以与您的同事沟通的速度越快,您将获得更快的事情。

在很长一段时间里,人们主要通过电话和电子邮件进行交流。文件被作为电子邮件的附件共享。然后出现并普及了聊天。他们的理由是,与其浪费时间在电子邮件链中挖掘内部沟通,何不使用聊天工具。聊天比发邮件和等待回复更快更简单。不出所料,工作效率提高了,Slack已经成为一种流行的办公室沟通工具。

但电子邮件并没有消失。与客户和供应商的沟通仍然通过电子邮件进行。这导致了信息孤岛。聊天、电子邮件和文档都包含与相同主题相关的信息。为了找到信息,人们越来越依赖搜索工具。但是,当信息分散在许多应用程序中时,搜索就不容易了。如果信息被更好地组织起来,并且相关的通信被连接起来,即使是跨多个通信渠道,也不需要搜索。根据Interact Source, 19.8%的员工为了有效地完成工作而在搜索信息上浪费了时间——相当于每周工作一天。数据显示,“知识工作者每天花大约2.5个小时(约占工作日时间的30%)搜索信息。”

技术上挑战的自然组织

不是每个人都自然组织。对于许多人来说,组织是耗时的,几次超过压力。他们更容易使用流程,只需在它来临时才进行处理。不可避免地变得凌乱。文件获取错位,文件丢失,信息在多个电子邮件,聊天和各种其他文件持有者中分散。这导致搜索问题。

想出了创造性的工具来解决这个问题。但它们是为技术娴熟的用户设计的。大多数小企业在技术上并不熟练。他们能很好地处理基于浏览器的电子邮件(Outlook,,雅虎等)和桌面文件夹组织信息。这些用户可能会看到使用内部通信的聊天的值,尤其是当团队正在运行遥控器时。但他们不知道如何保留所有这些信息组织 - 聊天,电子邮件,文件,也许是DOS和社会饲料等。桌面文件夹不会借用作为组织工具的信息。

主题文件夹在网上

现在是生产新型文件夹的时候了。一个可以从任何来源无缝组织通信的文件夹。想象一下,我们能够很自然地从客户的电子邮件转到与同事聊天,然后与整个团队共享文档,并在回复客户之前收集他们的反馈。如果所有这些相关的通信都自动连接起来,并存储在一个可以根据通信主题唯一命名的文件夹中,那会怎么样呢?

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生产力的股息

如果一个工具能够捕获不同通信之间的关系,并自动将它们存储在唯一命名的文件夹中,那么它将极大地提高生产率。没有浪费时间去寻找,也没有必要去改变你的工作方式。简单地处理电子邮件、聊天和文档,就像你一直做的那样,瞧,它们都是有组织的!

在免费SaaS工具盛行的今天,这种基于网络的工具可以在没有任何成本或风险的情况下被采用。你只需要获得生产率红利。

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